Chuyển đổi số (Digital Transformation) ngày càng trở nên quan trọng. Các doanh nghiệp trên toàn thế giới thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, từ bán lẻ, tài chính và chăm sóc sức khỏe, cho đến khu vực công, đều đang khởi động các dự án chuyển đổi số để cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu chính xác chuyển đổi số là gì? và những lợi ích của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp. Hãy cùng Eagle Media tìm hiểu các câu hỏi đó trong bài viết dưới đây.
I. Chuyển đổi số là gì?
Theo trang Tech Republic – Tạp chí trực tuyến, cộng đồng xã hội dành cho các chuyên gia CNTT, khái niệm chuyển đổi số 4.0 là “cách sử dụng công nghệ để thực hiện lại quy trình sao cho hiệu quả hơn hoặc hiệu quả hơn.”
Với mỗi một doanh nghiệp, mỗi cách thức vận hành, mô hình tổ chức khác nhau thì định nghĩa về chuyển đổi số cũng khác. Nhưng nhìn chung, có thể hiểu chuyển đổi theo nghĩa rộng rãi là “định hình lại các ngành bằng cách tái cơ cấu các mô hình hoạt động và kinh doanh hiện có”
Ở cấp độ công ty, Chuyển đổi số (Digital Transformation) có nghĩa là tích hợp các giải pháp số vào cốt lõi của doanh nghiệp, thay đổi sâu sắc cách hoạt động của doanh nghiệp bằng cách tạo ra các quy trình kinh doanh mới, trải nghiệm khách hàng và văn hóa tổ chức. Nó không chỉ mang tái tạo lại những phương pháp truyền thống. Mà còn có thể sáng tạo những phương pháp mới để đáp ứng những kỳ vọng thay đổi của thị trường.
II. Tại sao phải Chuyển đổi số và nên chuyển đổi số khi nào?
Chuyển đổi số không chỉ giúp tăng năng suất, giảm chi phí mà còn mở ra không gian phát triển mới, tạo ra các giá trị mới ngoài các giá trị truyền thống vốn có.
Chuyển đổi số là quá trình khách quan, muốn hay không thì chuyển đổi số vẫn xảy ra và đang diễn ra. Cuộc sống không ngừng vận động, biến đổi. Mỗi người cũng cần không ngừng thay đổi, thích nghi, nếu không sẽ bị bỏ lại ở phía sau. Do đó, có thể chuyển đổi số ngay lập tức bằng cách chuyển đổi về tư duy, nhận thức, sau đó dần chuyển đổi cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số.
II. Chuyển đổi số với số hóa khác nhau như thế nào?
Có khá nhiều người nhầm lẫn giữa khái niệm chuyển đổi số (Digital Transformation) và số hóa (Digitizing). Dưới đây là cách phân biệt 2 khái niệm này:
- Số hóa (Digitizing)
Được hiểu là quá trình hiện đại hóa, chuyển đổi từ hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật, công nghệ số. Hiểu một cách đơn giản hơn: Số hóa là nhập dữ liệu từ bản cứng lên phần mềm để dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi định kỳ.
- Chuyển đổi số
Dựa trên nền tảng “số hóa” sẵn có. Doanh nghiệp sử dụng các dữ liệu đã được số hóa từ trước. Từ đó áp dụng công nghệ để phân tích, thay đổi những dữ liệu đó. Qua đó tạo ra các giá trị mới hơn. Nhờ đó giúp tiếp cận khách hàng và đem lại giá trị vượt trội cho doanh nghiệp.
Như vậy có thể thấy, chuyển đổi số là quá trình cao cấp hơn số hóa và dựa trên chính nền tảng từ số hóa.
III. Những lợi ích khi chuyển đổi số là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải chuyển đổi số?
Chuyển đổi số là rất quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, tổ chức. Nó mang lại cho các tổ chức cơ hội “mở ra nhiều tiềm năng hơn nữa” bằng cách cho phép họ mở rộng quy mô hiệu quả, cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh, tiếp cận khách hàng dễ dàng với chi phí tối ưu hơn. . Dưới đây là những lợi ích không thể bỏ qua mà xu hướng này mang lại cho doanh nghiệp.
3.1. Tiết kiệm chi phí hoạt động cho doanh nghiệp
Đối với phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam, các quy trình đều được thực hiện trên giấy tờ thủ công. Sau khi số hóa các hợp đồng cũ thì quy trình ký kết hợp đồng đã thay đổi nhờ chữ ký số và hợp đồng điện tử. Hiện tại, quy trình ký hợp đồng không còn quá dài, không phải gặp gỡ trực tiếp, tốn thời gian và nguồn lực, mà diễn ra nhanh chóng. Và hiệu lực của hợp đồng điện tử không khác biệt gì so với hợp đồng giấy.
3.2. Quản lý thông tin và khai thác tài nguyên tốt hơn
Trước đây, việc quản lý các nguồn thông tin này là thủ công và cực kỳ phức tạp. Các thông tin dưới dạng vật lý như giấy tờ, số liệu.v.v.v thường:
- Dễ bị hỏng hóc, bị mờ, bị mất bởi thời gian dài hoặc sự vô tình của con người.
- Mỗi phòng bạn có số liệu riêng và dễ dẫn đến sai lệch số liệu giữa các phòng ban.
- Tài liệu dưới dạng vật lý nên việc số liệu bị phân tán. Việc kết nối các dữ liệu, quản lý các thông tin là cực kỳ phức tạp và tốn thời gian.
- Doanh nghiệp không thể thống kê, kiểm soát được trong doanh nghiệp có những số liệu gì? Đang ở đâu? Tình trạng ra sao?.
Chuyển đổi số giúp nhân sự trong doanh nghiệp có quyền truy cập vào lượng dữ liệu khổng lồ. Họ có thể theo dõi tất cả các loại chỉ số, như hiệu quả của quy trình, tỷ lệ chuyển đổi kênh. Giá trị lâu dài của khách hàng, sự hài lòng của khách hàng và nhiều chỉ số khác.
3.3. Nâng cao trải nghiệm của khách hàng
Theo Accenture – công ty tư vấn quản lý chuyên cung cấp dịch vụ chiến lược, tư vấn, kỹ thuật số, công nghệ và hoạt động của Ireland cho biết, 91% khách hàng có nhiều khả năng mua hàng từ các thương hiệu gọi tên họ, biết lịch sử mua hàng và đưa ra các đề xuất sản phẩm dựa trên sở thích của họ. Nói một cách ngắn gọn – khách hàng yêu cầu cá nhân hóa. Và nó không thể đạt được trên quy mô lớn nếu không sử dụng kỹ thuật số.
Công nghệ kỹ thuật số có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về dữ liệu lịch sử của khách hàng. Bao gồm các tương tác, sở thích và mức độ tương tác của họ.
3.4. Tối ưu năng suất làm việc của nhân viên
Tối ưu năng suất làm việc của nhân viên là điều mọi doanh nghiệp nên làm. Ứng dụng chuyển đổi số cho phép doanh nghiệp cộng hưởng. Và tối ưu năng suất làm việc của nhân viên giúp tạo ra giá trị cao hơn nữa.
Bên cạnh đó, hệ thống tự động của chuyển đổi công nghệ số cũng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tự động thao tác những công việc tạo ra giá thấp. Thay vào đó, nhân lực quý sẽ được tập trung phát triển và tham dự vào những công việc tạo ra giá trị cao hơn.
3.5. Tăng sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị doanh nghiệp
Chuyển đổi số còn giúp các doanh nghiệp khai thác tối đa năng lực làm việc của nhân viên. Những công việc có giá trị gia tăng thấp, hệ thống có thể tự động thực hiện mà doanh nghiệp không tốn chi phí và người quản lý dễ dàng đánh giá chất lượng công việc của từng nhân viên qua số liệu báo cáo kịp thời.
3.6. Gia tăng chất lượng sản phẩm
Không thể phủ nhận rằng chuyển đổi số giúp doanh nghiệp hoạt động 24/7 và không ngừng sáng tạo ra những sản phẩm chất lượng cao. Hạn chế lỗi nhờ dây chuyền sản xuất ứng dụng công nghệ hiện đại.
Song song với đó, nhân viên cũng có thêm thời gian để hoàn thiện, nâng cao chuyên môn và nghiên cứu cải thiện. Và tối ưu hơn giá trị cũng như chất lượng sản phẩm.
Về phía nhà quản lý cũng dễ dàng hơn trong việc theo dõi, đánh giá chất lượng công việc của nhân viên dựa trên chính thành quả thực tế thay vì “chấm công” như trước đây.
3.7 Duy trì tính cạnh tranh của doanh nghiệp
Chuyển đổi số đã trở thành vấn đề sống còn trong kỷ nguyên 4.0 phát triển không ngừng. Đó không phải là vấn đề của sự lựa chọn, mà là điều cần thiết để duy trì tính cạnh tranh. Không những thế, việc áp dụng công nghệ số không chỉ nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Hoạt động này còn ảnh hưởng đến khả năng sống còn của bạn
Có thể nhận thấy rõ rằng, hiện tại, doanh nghiệp nào ứng dụng thành công nền tảng số hóa thì việc triển khai và vận hành đạt hiệu quả cao hơn các doanh nghiệp khác là điều hiển nhiên.
3.8 Tăng lợi nhuận
Sau khi đã thừa hưởng tất cả các lợi ích của chuyển đổi số nêu trên, thì kết quả cuối cùng mà nhiều doanh nghiệp mong đợi sẽ xuất hiện – tăng doanh thu & lợi nhuận. Chuyển đổi số tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh. Giúp doanh nghiệp có nhiều cơ hội tiếp cận với khách hàng với chi phí thấp hơn. Chuyển đổi số cải thiện chất lượng từ nội bộ đến định vị trên thị trường, từ máy móc đến con người… Do đó, cải thiện về doanh thu chỉ là chuyện sớm muộn.
Kết luận:
Hiểu rõ về chuyển đổi số là gì cũng như những lợi ích của quá trình này sẽ giúp các doanh nghiệp tự tin và quyết tâm hơn trong việc thực hiện chuyển đổi số. Quá trình chuyển đổi số không đơn giản, đòi hỏi rất nhiều công sức và nhân lực. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có được câu trả lời cho câu hỏi: chuyển đổi số là gì? và những lợi ích của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp. Và vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số trong thời kỳ 4.0.
